Na každého čas od času přijde líná nálada. Pokud dorazí o víkendu a jejím důsledkem jsou tři vypité Plzně a vyleželý důlek na trávníku, tak nebývají následky nijak tragické. Ale pokud v práci už po sedmé v poslední hodině kontrolujete Facebook, klikáte na “Get New Mail” a chystáte se otevřít další tab s Twitterem, tak je možná na čase trochu ubrat. A protože počítače zvládají čím dál více, mohou poskytnou i externí zdroj pracovní morálky.
Pro Mac OS X existuje praktická aplikace SelfControl. Spustíte ji, vyberete si, jaké servery jsou postrachem vaší pracovní kázně, zvolíte čas, po který se chcete plně oddávat totálnímu nasazení a je hotovo. Určené servery se stanou nedostupné. Nastavený čas se nedá oblafnout, nepomůže ani vypnutí a zapnutí počítače. A při tom všem je zbytek internetu dostupný, takže pokud v práci narazíte na nějaký zádrhel, konzultace s googlem je možná (tedy pokud jste mezi zakázané servery nevložili i google.com).
(Tip: lze přidat nejen weby, i IMAP nebo Jabber brána mohou být dobrá volba.)
Navíc SelfControl docela přirozeně tlačí k efektivnímu timeboxingu. “Teď na 50 minut budu makat a pak si deset minut dáchnu.” Těch 50 minut je na vás, nikdo vás nekontroluje. Jen mechanické otevření tabu s nějakým zabíječem času najednou nefunguje.
PS: znám i (nijak zvlášť pohodlné) cesty, jak SelfControl obejít. Počítám, že většinu z nás, kteří o sítích něco vědí, nějaká napadne. Není ale nutné hned vše roztrubovat. A hlavně - zapnutí Sebekázně znamená “teď pracuji”. A k tomu je potřeba i špetka vlastní vůle.
Je mnoho způsobů, jak se vypořádat se záplavou emailů, ve které mnozí toneme. Klasickým receptem je číst emaily jen dvakrát, třikrát za den, vždy jeden po druhém, až do úplného pročištění inboxu. Vítaným vylepšením může být i to, že každá napsaná odpověď bude krátká, ne delší než pět vět. Ušetříte tím svůj čas při psaní i adresátův při čtení.
PS: funguje to i na blogposty 
Měl jsem to potěšení být pozván jako host k natáčení CZ podcastu. Tentokrát výjimečně odbočil od technických témat a zaměřil se na timemanagement. Pokud si ho chcete poslechnout, tak je k dispozici ke stažení.
“Říkal jsem ti, ať si uděláš na desktopu pořádek.”
“Ale tatíííí, Windows mi přehazují ikonky.”
Na seznamu nectností systémů Windows se z mého úhlu pohledu velmi vysoko řadí schopnost udržet ikonky na svých místech. Stačí několikrát změnit rozlišení nebo k notebooku připojovat externí monitor a projektor a Visty promíchají ikony spolehlivěji než krupiér v kasinu Royale.
Možným řešením je freewarová utilitka DesktopOK.
Umožňuje uložit a nahrát rozložení ikonek na ploše. Rozložení si můžete uložit libovolný počet - pro každou kombinaci monitorů jednu.
Jednoduché a účiné. Dovedu si představit lepší řešení (třebas automatické srovnání ikon bez nutnosti načíst uložený profil), ale i tak je DesktopOK příjemná utilitka šetřící čas i nervy.
Zdroj: Otec Fura - Ikonky pod kontrolou
Je to spíše kuriozitka, ale přesto doporučím anglicky mluvícím ke shlédnutí. Trošku šílený nápad, ale díky napětí mezi formou a obsahem a několika vtípkům si divák zapamatuje víc než ze suchopárných skript.
(Navíc to video docela vtipně reaguje na diskusi pod článkem Zorganizujte si svůj čas na internetu. Po jejím přečení jsem chvilku musel přemítat nad tím, zda náhodou není timemanagement buržoazní pavědou sloužící k většímu utiskování pracujícího lidu.)
Už od prázdnin několik blogů přineslo zprávu, že nakladatelství Melvil chystá českou versi Allenovi knihy Getting things done. Včera vyšla pod názvem Mít vše hotovo.
Až se mi dostane výtisk do ruky, určitě o něm napíši více. Zatím je jediný způsob, jak se ke knize dostat, objednávka přímo od Melvilu, ale poštovné ve výši 120 Kč se mi zdá nepřiměřené. Obzvláště u knihy, která se slevou stojí 200 korun. Takže dokud se neobjeví v nabídce Luxoru nebo Kosmasu, tak se spokojím s konstatováním, že podle publikovaných ukázek, překladatel odvedl solidní práci a, zdá se, knihu nepohřbil.
Jsem docela zvědavý, zda se kniha stane tak populární u nás, jako za Atlantikem. Mohl by jí prospět i připravovaný web www.mitvsehotovo.cz, který však bohužel není při vydání knihy dokončený. Melvil prostě zatím nemá vše hotovo.
Nemějte strach, rozbitá okna v nadpisu neznamenají, že budu psát o tom, proč Microsoft Windows padají nebo jinak sají. Spíš bych chtěl na každodenní život aplikovat jednu teorii popisující vznik kriminality.
Teorie rozbitých oken je poměrně přímočará. Tvrdí, že jednou z významných příčin vzniku zločinu je prostředí. Přesněji nepořádek v něm. Kdo vidí graffiti v metru, tak má dojem, že je vše dovoleno a vytáhne na vás v temné uličce kudlu. Řidič, který vidí, že jet šedesátkou v obci je tolerováno, se stává agresivnější a spíše vás ohrozí na přechodu. Obal od tatranek v příkopu u cesty přitahuje černou skládku. Stručně řečeno - bordel přitahuje zločin.
Koho tato hypotéze zaujala, může si přečíst třebas článek a diskusi na scienceworldu. Mne teď ale zajímají spíše její důsledky v malém. Zkuste nechat někde trochu nepořádku. Třebas položte napůl snědenou krabičku sušenek v práci v kuchyňce. Nebo doma v kuchyni na linku. Je docela pravděpodobné, že se na tom místě začnou hromadit i další věci - stůl se stal z pracovního místa odkladištěm.
Pokus má větší šanci na úspěch, pokud tam položíte něco, co je napůl užitečné. Nedojedené sušenky užitečné jsou, jen patří jinam. Být to jen papírek od sušenek, tak je tu slušná šance, že ho někdo popadne a hodí do koše. A nyní přichází zlatý hřeb programu - kolem napůl užitečného se začíná hromadit i naprostý balast. Protože vzniklo “místo pro bordel”. Navíc se nikomu nechce uklidit ho - nemůže ho uklidit na sto procent, protože i když odstraní bordel, zůstanou na místě napůl užitečné sušenky.
Pokud se mnou souhlasíte až dosud, tak nejspíše budete souhlasit i s tím, že podobně jako princip bordel přitahuje bordel funguje ve fyzickém světě, tak funguje i ve světě počítačů. Čím více je na desktopu napůl užitečných ikon, tím spíše se mezi nimi ztratí další.
Co s tím? Odpověď je tak triviální, až to bolí. Uklidit a udržovat pořádek.
Ale to je spousta práce, zní námitka. Ano, ale vyplatí se. Stačí uklidit jednou a pak už se pořádek udržuje celkem snadno. Každá ikona navíc vysloveně svítí a žádá si akci - uklidit nebo smazat.
Bonusem je i drobné zlepšení efektivity práce - na desktopu, který obsahuje šest opravdu důležitých ikon se vyzná každý a je snadné si zapamatovat jejich pozice i cestu kursorem, která k nim vede. Námitka, že tak člověk přijde o rychlý přístup ke spoustě souborů je lichá, protože
Takže hurá do toho, půl je hotovo. Uklidit si na desktopu nezabere víc než pár minut (a ano, je to práce, to už jsem uznal), ale ne víc než dva, tři články na ihnedu nebo na živě. A až se do toho vrhnete, nezapomeňte na první pravidlo úklidu: Co vyhodíš, to nemusíš uklízet.
To, že jste vše zvládli na výtečnou poznáte snadno. Přijde k vám kolega, podívá se na váš stůl, pak na monitor a řekne: “máš tu pěknej cimrman.”
Můj čas organizovaný, mám Outlook.
Na nic nezapomenu, používám Google calendar.
Jak řídíte projekty vy? My máme licence na MS Project.
Chtěl bych dostat čtvereček čokolády, kdykoli slyším nějaký podobný výrok. Je to stejné jako ohodnotit své kulinářské schopnosti větou “mám pánev od Tefalu”. Nástroje jsou důležitá věc (a věřte mi, že to neříkám jen protože mi někdo platí za vývoj nástrojů pro programátory), ale titanové nádobí ještě mistra kuchyně nedělá. To, jak se svým nádobíčkem zacházíme, je určitě také podstatné.
Nechci zabřednout do diskuse o otázce, zda je důležitější postup nebo nástroje (která je v některých oblastech formulována jako opravdu na velikosti nezáleží?), nejspíše se shodneme, že svůj větší či menší význam má nakonec oboje. A že je dobré, pokud spolu ladí.
Je zvláštní, že by většinu lidí ani nenapadlo začít “vařit jen tak”. Vzít potravinu, nakrájet jí, hodit na pánev. Pak v celku přidat další ingredienci. A nakonec to zalít smetanou. Ale většina se cítí dostatečně kvalifikovaná si řídit svůj čas.
Samozřejmě je můj příměr nepřesný. Ta většina, o které mluvím, už nějakou kvalifikaci má. Je jí zdravý selský rozum a vlastní neúspěchy. Na základě těchto ingrediencí zjistili, že si nezapamatují datum návštěvy zubaře, která se má odehrát za půl roku, a začali si ho poznamenávat do nástěnného kalendáře.
Zkušenost a zdravý selský rozum pomáhají. Ale dovedou zpracovat spíše negativní zážitky. Vedou z míst, kde něco nefunguje, do míst, kde toho nefunguje méně. Existuje i alternativa. Zkusit najít věci, které spolehlivě fungují, a ty aplikovat. Nejsem samozřejmě první osoba, kterou to napadlo. Ti lidé, kteří postupovali podobně a o výsledky se chtěli podělit, už dávno sepsali knihy, kde popisovali “jak na to”.
Jednou z nejvlivnějších knih o správě času se v posledních letech stalo dílo Davida Allena Getting things done. Úspěchu vděčí nejen tomu, že popisuje postupy, které skutečně fungují. David Allen se také trefil do vkusu dělníků informačního věku - to, co popisuje, bude nejlépe fungovat právě v postindustriální společnosti “třetí vlny“.
Lovci a sběrači nechatují a neblogují, ale čtenáři Getting things done to často dělali. A tak se internetem rozšířilo evangelium nové metodiky na správu času. A zanedlouho vznikla řada variací na původní téma s leckdy lákavě znějícími názvy jako je Zen to done.
Rychlý nástup a nadšení přivrženců nové metody (obvykle jen označované zkratkou GTD) samozřejmě vyvolal i pnutí opačným směrem. To se zhmotnilo v podobě averze vůči všemu, co má slovíčko “done” v názvu. Takže pokud používáte GTD jste sektář. A basta.
Není mým cílem přesvědčit vás, abyste začali GTD používat. Je to jen jedna z mnoha metodik. Ale zmínit jsem ji musel - nejen díky její popularitě, ale protože si v dalších blogpostech vypůjčím některé její postupy a část její terminologie.
O profláklosti Allenovy knihy svědčí i to, že dnešní článek na Živě věnovaný online nástrojům pro organizaci úkolů, poměřoval jejich užitečnost právě očima GTD.
A právě o tom, jak jsou podobné nástroje užitečné se zkusím rozepsat po víkendu. Přejdeme tedy od receptů ke značce nádobí. A protože by mohlo být nezajímavé jen zkoumat teflonové pánve různých výrobců, přijde na přetřes kacířská otázka, zda není lepší použít smalt. A zda místo online nástrojů není vhodnější sáhnout po tužce a papíru.
Pokud nechcete o pokračování přijít, tak jen na vás čeká RSS timemanagement blogu. A pokud se mnou souhlasíte (a snad ještě raději, pokud se mnou nesouhlasíte), tak si s chutí přečtu váš názor v diskusi pod článkem.
Ne každý den uděláme nějakou užitečnou věc, ale každý den uděláme nějakou neužitečnou.
Zdánlivé maličkosti ukrajují z našeho života překvapivě velký díl. A jak napovídá příměr o vaření žáby, je potřeba nějaké radikálnější změny, aby si toho člověk všiml. Každá drobnost přitom nezabere jen vteřinu nutnou na její vyřešení, ale mnohdy celé minuty, které jsou cenu za ztrátu soustředění při vyrušení.
Typickým příkladem je každotýdenní reklamní email od společnosti, která nás už dávno nezajímá. Stisknutí delete - jedna vteřina. Jeho trvalé zrušení - pět minut. Zdánlivě se tedy změna nastavení vyplatí až po astronomických třech stech týdnech tedy šesti letech. Takový výpočet ale nebere v úvahu to, že jedna vteřina je ve skutečnosti daleko delší - jak dlouho trvá opětovné nalezení kontextu, na kterém jste před vteřinkou pracovali? Jsem přesvědčen, že je lepší jednou pro vždy komára zabít než se nechat pravidelně po kouscích vysávat.
Dalším příkladem může být takovýto dialog:
Jak se otravného dialogu zbavit? Na notebooku jsem odzkoušel tento návod, zde ukáži jeho českou variantu.
HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Explorer. Je možné, že nebude existovat celá, v takovém případě je třeba ji vytvořit.NoDriveTypeAutoRun typu dword.000000FF000000FF není jediná možná hodnota. Pokud chcete zakázat autorun jen pro specifické druhy zařízení, například optické disky, tak musíte nastavit příslušnou hodnotu. Jak ji získat je v angličtině popsáno v tomto článku.
Samozřejmě, že ne. Je lidskou přirozeností si za pár dnů na komáry ani nevzpomenout. Zabití komára není pád Temného pána (v Temné věži s temnými hradbami, echm…), o kterém se vyprávějí i po letech legendy. Ale i tak se vyplatí - když pozabíjíte dost komárů, je život o poznání příjemnější. A věřte nebo ne, na zrušení významné části drobných ústrků, kterými nás nejen počítače obtěžují, stačí dva nebo tři týdny.
V zahajovacím příspěvku nebudu mnoho slibovat. Mé (a Shakespearovy) zkušenosti nejen s blogováním říkají, že budoucnost je neprozkoumaná země, a proto by bylo zbytečné a hloupé teď malovat její mapu.
Nevím, kam mne tento blog zavede, ale jsem si jistý, jakým směrem vyrazím. Zkusím tu sepsat sadu triků, nápadů i obecnějších rad, které zjednoduší život a šetří čas (a hlavně nervy). Pracuji v oblasti IT, ale časem jsem zjistil, že i low-tech postupy mají své kouzlo, a proto se jim v žádném případě nebudu vyhýbat. Snad se mi povede ukázat, že mít outlook není vrcholem samoorganizace a naopak mnoha lidem může výrazně zlepšit život notes za dvacku.
Blog Živě.cz osobní názory redaktorů
Bazar výhodně kupte nebo prodejte
MS TechNet informace pro IT profíky
Práce v IT najděte si novou práci
